项目管理


“项目管理”是以项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的、专门的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理、项目目标管理,并完成项目过程管理的综合协调和优化。

项目管理是项目型企业核心的业务管理内容。项目管理模块可以帮助企业建立一套科学合理的项目管理控制体系,系统提供从项目前期的项目立项、组建项目组、制订进度计划,到项目进行过程中的沟通管理、项目变更、质量控制、费用管理、进度控制、工时管理、采购管理,以及项目结束时的项目成果管理、人员业绩采集等全方位功能。强大的生产统计功能,帮助企业随时可以了解各阶段的生产情况、科学地制订和修正生产计划,辅助实现项目生命周期全过程的管理,整体提高企业在项目上的管理能力和手段,形成高效工作和持续改进的工作模式。

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主要功能:

项目立项管理

正式项目信息管理

系统可建立所有项目信息台账,提供对项目相关信息的增加、修改、删除、查询和维护各类项目信息管理的功能;提供查询和统计项目信息的功能,并可按不同类型项目生成相关报表;提供对项目暂停、终止和重新启动管理功能和相关的备注信息维护功能

项目任务下达

项目任务的下达书标志着项目工作的正式启动,生产部门按任务书中的要求展开项目工作。任务书下达前可通过网上审批、会议评审等多种方式明确顾客要求,然后通过系统任务书下达流程通知到承接部门及项目经理等有关人员,使任务下达过程更加规范,项目执行要求更加明确。

专项任务书下达

专项任务书的下达是用于项目组内部相对对立的各专业间或各部门间需要明确的内部任务要求,起到工作协调的作用,如:设计专业向勘察处下达任务、地质专业向钻探专业提交任务要求,下达的要求、输入条件等信息等都会记录到系统中,做到有据可查。

项目人力资源管理

在对企业的各类生产项目进行管理的过程中,不论是企业领导,还是项目管理部门、项目组成员都需随时了解项目组人力资源的组成情况,并及时得到相关的调整信息,以便组织生产工作。根据项目类型的不同、阶段的不同,需要不同组织形式的项目组结构,参与的专业、岗位要求也是不同的。每个项目组在收到项目任务书后,就开始组建项目组,物色项目组成员,并确定其岗位,这样就形成了该项目的项目组织结构。随着项目的开展,由于各类因素引起的项目人力资源的变化,也将导致项目组织结构、项目组成员随之发生变化。项目组这个由项目而产生的临时性的团队信息需要得到随时的维护,实时反映人力资源的占用情况。只有本项目组成员的才能查看项目信息、接受并执行被分配的任务。 

项目进度管理 

项目计划编制 

系统提供的计划编制功能可进行项目WBS任务分解,逐级完成详细计划制订,计划任务的审批下达功能,计划安排的好坏将直接关系到项目的进度及质量。 

项目立项后,项目经理需要进行工作任务分配及制订项目总体进度计划,各专业进度计划或阶段计划由各专业或阶段负责人进行编制,专业间互相提供资料计划也需在此进行编制。此部分内容可通过信息系统的项目计划安排中的计划树形式体现,并可以导出成Excel文件,系统也提供与MS Project的集成功能,支持导入、导出功能。同时系统提供计划的审批流程。 

项目计划发布 

项目进度计划编制过程不是一蹴而就的,通常是渐进明细,所以为不干扰项目执行人当前的正常工作安排,在计划编制完成而执行条件不成熟前,工作计划不进行发布;只有在条件成熟可以执行时才正式将具体作业任务下达给执行人。

进度计划监控 

系统可为项目管理人员提供项目的进度状况,以时间进度、里程碑等方式反映项目状况,控制和改进项目的进度。 

任何项目的总体进度均可通过“项目进度计划分解”的分级树状显示来控制和反映项目各阶段执行情况,同时可以汇总出不同阶段的详细作业任务表,包括内、外业计划。 

产品质量过程管控

项目过程管理的实质目的是要将项目执行过程中产生的各类数据文件自动收集记录下来,如:成果文档(如:报告、图纸、计算书)、过程文档(如:互提资料、往来资料等)、信息沟通过程数据(与项目相关各方),实现项目执行过程中各部门、专业多方协同工作的高效环境。 

项目执行过程中杂乱的信息交互、无序的管理,是影响工作效率提高的主要因素,而协同工作平台为项目人员提供了一个协同工作的环境、沟通交流的共享平台,并可对项目范围、进度、人员、变更等具体环节加以控制。 

产品质量管理 

产品审签过程控制是保障产品质量的有效手段,设校审业务详细过程主要分四部分:设校审初始化、项目计划安排、作业计划发布、设校审流程类型及归档。 

在执行项目产品校审流程、互提资料流程的过程中,系统提供实时的监控过程功能,可以随时了解当前产品在哪个环节上,存在什么问题,并可进行有针对性的干预,如:变更执行人等。 

合规性检查 

项目合规性是确保项目质量符合国家与业主要求的最基本条件,项目合规性检查则是项目质量检查必须进行的一项内容。 

项目负责人应从项目策划时就需要组织各专业负责人对本项目所需遵循的国家、行业、地方及本企业制定的技术标准进行识别,尤其是标准中所涉及到的强条性条文的识别。目前,已有很多工程勘察设计单位已要求将技术标准中涉及的强制性条文的识别作为项目策划过程中一个必须执行的重要环节,并需在设计大纲中对强条如何贯彻进行说明。 

在执行设计验证、确认过程中均需对所识别的标准进行检查,对项目中涉及的强条内容落实情况进行验证检查。 

系统可将针对每个项目所涉及的技术标准强制性条文检查结果进行汇总统计,包括:识别的标准、识别的强条、本项目不涉及的强条数、检查通过的强条等,以便质量检查人员进行监督。 

互提资料管理 

互提资料管理是对各专业之间相互提供的资料进行管理。提供资料方式根据发起条件不同而分两类: 

一是计划内提资,即在项目策划阶段中已安排好的提资计划,项目负责人在编制工作大纲的总体计划时,已将互提资料的要求、内容提出,各专业负责人根据要求进行详细提资计划的编制,提供资料的计划编制好后将作为作业任务发布给相关设计人员; 

二是计划外提资,即在项目执行过程中某专业提出需要另个专业提供有关资料,此过程需要要求提资专业先填写《要求提供资料申请》,申请通过后,才可将所提要求发给相关设计人员准备资料。 

设计人员在接收到提供资料的作业任务后,即进行资料的准备工作,完成后通过《提供资料流程》填写“互提资料单”内容,并经校核人、审查人审查后才可提交给需资专业人员。需资专业人员如果认为提供的资料不符合要求,可退回提资专业修改。 

沟通管理 

在项目执行过程中,双方的沟通至关重要,沟通方式包括电话、现场、往来文件等。由于每个项目都要涉及到很多部门,每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目各个方面的计划与实际进度情况,提供一个有效的项目消息平台是解决各个部门之间沟通协调的捷径。企业领导可以通过沟通管理实时了解项目的各类信息为项目决策做准备。 

变更管理 

项目变更每天都在企业中发生,它关系到项目的进度、质量和投资控制。因而对项目变更的管理,是项目管理的核心功能之一。系统就是通过规范化的程序控制变更的影响效果,并记录变更发生原因及处理过程数据信息。 

项目变更包括很多内容:比如项目进度计划变更、人员变更、设计输入变更、设计变更、项目状态变更、互提变更、审批流程变更等。系统要满足各类情况的变更管理要求,以满足在各种变化情况发生时信息能够及时传达到各相关方面,通过规范化的程序控制变更的影响效果,并记录变更发生原因及处理过程的要求,如项目设计变更管理将直接对设计变更的可追溯性、设计变更后图纸实物与电子档案的完整性产生较大的影响。 

采购管理 

提供项目执行过程中的分包项目管理与采购管理功能。分包项目管理包括分包项目立项、支付合同评审、支付合同管理、付款管理、分包项目成果归档以及分包项目验收等功能 

采购人员根据所需采购物资及前期确定的供应商,起草采购合同并在系统中进行支付类合同评审,评审通过后完成项目采购合同签订。合同签订后,由采购合同管理岗对采购合同进行统一管理,从采购合同信息登记、合同文本扫描、采购合同付款计划与付款信息的登记,以及监督检查合同履约情况。 

质量保证 

质量保证是指为使项目相关人员确信项目的产品、过程或服务的质量能够满足要求,所必须的全部有计划有组织的活动。也可以说是为了提供信任表明项目能够完成既定目标,而在质量体系中实施并根据需要进行证实的全部有计划和有系统的活动。 

质量保证人员参与项目计划的制订,按计划审计项目过程和产品;按系统设定的管理流程引导项目参与人员操作,从管理系统中获取各自所需的数据,检查项目人员执行过程中提供的数据、及操作过程是否符合规范要求。

质量检查 

产品质量的监视和测量需要从策划开始,并贯穿整个产品的生产过程。对于项目型企业的质量管理者,更关注项目各个阶段的执行过程是否符合ISO9001质量标准要求及企业内部生产管理规范。质量检查功能实时为管理者汇总统计了项目组在各阶段执行过程中产生的结果,如:策划完成情况、评审进行情况、各类会议沟通记录情况、成果完成情况等,使检查人员通过系统提供的质量检查数据,对项目有整体的判断,并有针对性地进行下一步监督检查工作。

产品优良率管理 

产品优良率可以体现所交付产品的质量程度,也是项目质量管理成效的主要体现。此部分的功能主要是对在系统中运行的项目中所有通过校审的成果进行一个评定或计算,从而通过每一个产品的优良情况来分析整个项目的成果质量以及部门或专业设计出的成果的质量,从侧面反应项目成员的水准及项目本身的整体质量。