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综合办公管理

 

 
综合办公管理
 
综合行政办公管理是一项细致、繁琐且综合性较强的管理工作,它涉及到企业的各个职能部门、是企业各项工作正常展开的重要基础环节。行政办公管理运作效率的高低，将对企业其它各部门工作的顺利开展有着直接的影响。施惠特行政办公管理系统（简称SweetOA）将完成企业日常行政办公管理的需求，包括企业文化的建立、公告通知的发布、员工间的信息交流、收发文的管理、会议车辆的管理等。 
一、消息系统功能
企业信息门户是指在Internet的环境下，把各种应用系统、数据资源和互联网资源统一集成到企业门户之下，根据每类用户使用特点和角色的不同，形成个性化的应用界面，并通过对事件和消息的处理传输把用户有机地联系在一起，成为企业职工统一的工作平台。
1)公告通知发布与管理
  • 公告版功能：系统提供公告发布区。有使用权限的用户可在公告版内发布消息，可以由流程审批进行控制。系统提供采集、整理、编辑和发布公共信息的功能（公共信息包括新闻中心、电子公告、留言板等）。

  • 系统还提供论坛功能。系统合法用户均可使用，能一对多或多对一地交流，用户可以自由选定交流对象。
  • 通过系统直接发送邮件，一次可以发送给多人。
  • 系统具有企业级通讯录的管理功能。
2)即时消息传递
本系统提供多种信息传递方式，方便使用者及时了解整个系统的运行情况和自己的任务情况。
  •   根据已经设定的工作流程，系统自动提示用户有工作等待处理，以“工作任务列表”显示并提示催办。系统能按业务流程自动传递和分派任务单，并可以根据情况显示任务完成进展状态。
  • 小信使工具为系统内用户使用，发送后接收方的屏幕上立刻有信息提示框弹出并显示消息内容。
  • 通过系统直接发送手机短信，一次可以发送给多人。
  •  即时通讯（小信使）功能将起到协助办公、实时沟通信息的作用，作用等同于局域网内QQ功能。与办公系统紧密配合，使用者能够知道在线人员，并与之进行即时通信，发送即时消息和文件，并显示当前工作任务、邮件、通知。如果有新信息过来，有声音和闪烁图标提示。 
二、综合办公管理功能
1.公文系统
1）收文管理
收文管理具备收文登记、公文流转、公文检索等功能。实现在网络上以电子公文的形式从收文登记、文件拟办、批办、传阅办理、数字签名、手写批注以及办结归档等一系列过程。系统执行收文签阅过程中特别注重执行的灵活性，减少重复劳动，提高办公效率。
系统支持领导电子签章批示，保证签字的有效性。系统采用了完善的流程跟踪和控制，对收文的整个流程进行跟踪。详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
（收文处理流程及签名）
系统可自动将收文进行分类汇总、归档，可以提供对历年收文的查询功能，可以按照来文单位、年度等信息快速查询到需要查询的历史收文信息。
2）发文管理
发文管理具备发文管理流程，部门拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、公文催办、流程跟踪、批示管理、痕迹保留、电子签章、公文印发以及文件归档等功能。
发文流程可根据用户实际情况定义，以适应各类公文下发处理的需求。系统具有完善的流程跟踪和控制体系，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审批后的签发意见，并记录文件在流转的过程中各节点的处理信息，以及对文件所做修改的痕迹。
系统提供对历年发文的查询功能，可以按照部门、年度等信息快速查询历史发文信息，并在主页面的发文栏中显示企业的最新发文。 
3）公文归档管理
文书档案主要形成于企业内的公文流转管理产生的文件，当收发文管理流程结束后，相应的文件会自动进入系统临时归档库。在临时归档库中，文秘岗人员可以进行查看维护等操作，经过整理后的有保留价值的文件将最终按照文书档案的分类管理要求自动归档入正式档案库。
2.会议管理
会议管理功能主要用于满足企业的会务管理需求，包括对会议安排、会议通知、会议材料、会议纪要和会议室管理。具备会议通知的拟定、审核、签发、登记、申请会议室、通知与会人、查询、统计、打印、归档等功能。会议室管理系统在日程安排的基础上，避免会议时间和会议场地的冲突，实现会议时间确定和会议场地的安排。申请完毕后，将会议通知发送给与会单位或个人，并具备提醒开会等功能。
3.办公资产管理
通过系统中资产管理功能完成固定资产信息登记、资产设备购置计划的提交审批、办公等日常消耗品的领用和分配管理，综合与资产有关的各类统计信息等。
1）资产设备购置申请：
可由各部门主管领导将本部门需要购置的资产设备在系统中登记后提交，按规定进行网上审批，通过后系统自动通知相关部门完成设备购置工作。
2）资产设备管理：
根据资产分类的不同，进行不同资产台帐的建立工作，并可对资产的使用部门、折旧情况、使用状态进行查询、统计管理。能进行综合查询和任意条件报表、统计图表的输出。资产及设备管理涉及企业资产设备的购买、入帐、入库、出库、使用、管理、维修、报废、处理等管理的各个流通环节。
可建立完整的设备档案、设备维修、升级档案、设备移动记录，具有灵活的查询分析功能。系统根据不同的设备，可自由设置配置信息。灵活的查询系统可以把设备的基本情况、配置情况、维修升级档案、设备移动记录等信息可灵活组合条件，灵活定制查询结果，并可将结果导出到EXCEL表打印输出，同时提供必要的预警提示。
3）低值易耗品管理：
低值易耗品管理包括办公用品、生产用品和劳保用品等。提供设备和低值易耗品的购置、报废等按照设备审批流程执行，管理员可在系统中完成对办公用品等日常消耗品的领用和分配管理，能对办公用品等日常消耗品进行综合查询及统计。
4.车辆管理
车辆管理将进一步优化企业内部车辆全方位的管理，包括：车辆档案管理、驾驶员管理、用车申请、派车管理和统计报表功能等。
5规章制度
规章制度管理功能是将所有需要共享的、涉及日常工作的各个方面的政策法规、规程规范文件集中起来管理，方便企业职工查阅、使用。
 

 

北京施惠特科技有限责任公司

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