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综合档案管理

 

 
综合档案管理
随着体制转轨，市场化压力逐渐增大，企业深切体会到了信息资源的重要性，对信息化可以促进企业发展也基本达成共识。企业竞争环境的变化促使企业向信息化寻求出路，信息技术的成熟及成本下降也使企业提高信息化水平的积极性进一步提高。目前，企业当务之急是对现有信息资源进行数字化管理，这是企业迈向信息化的基础条件和必经之路。企业的信息资源包括按国家要求管理的各类档案，以及企业在生产、经营、管理过程中产生的各种有价值的信息、文件、数据等。
施惠特综合档案管理系统SweetEAM是北京施惠特科技有限公司面向企事业单位推出的网络信息档案管理系统.。SweetEAM运用高速发展的计算机及网络技术，将各种实物和数字化资料的检索信息储存于大型数据库中，利用计算机及网络系统实现各种信息资料的快速查询和科学管理。SweetEAM具有查询便捷、直接浏览电子原件、信息存储多样化、管理功能齐备、数据安全可靠等特点，它充分发挥大型数据库的性能，使信息资料管理的水平大大提高，使企业所有信息资源得以有效保存。它在提供企业档案人员对企业归档档案进行管理与维护的同时，为企业职工提供了方便的网络在线档案查询与借阅功能。
 
一、系统特点
1．SweetEAM符合企业行政管理与项目管理资源共享的需求
Ø      根据企业实际管理模式建立企业级信息档案库；
Ø      满足一个系统即可完成查询、调用、管理企业所有成果信息资源的需求；
Ø      按项目管理模式分阶段、专业管理设计成果（如：图纸、报告、计算书、材料表……）；
Ø      按企业实际行政管理模式管理各类文书档案、技术资料、财务档案等；
Ø      不仅能有效地管理企业各类实物档案（如：底图、图书、地形图……），还可以管理与之对应的电子档案（如电子图纸、电子计算书等），方便各类档案的复用；
Ø      系统安全机制健全，绝对保障数据安全。
2．SweetEAM满足各类档案管理员建立、管理、维护档案信息的需求
Ø      企业信息库中档案主分类的定义和从属分类的设置功能；
Ø      各分类档案管理人员权限及用户使用权限的定义功能；
Ø      部门人员信息下载功能；
Ø      档案子分类的导入及导出功能；
Ø      档案条目的导入及导出功能，既可以把档案条目导出成Excel表存储，又可以把Excel文件批量导入数据库中；
Ø      档案案卷目录的批量导入、导出功能；
Ø      档案条目各字段的批量修改功能；
Ø      电子档案原件的增加、修改及批量转入功能；
Ø      各类档案的统计功能；
Ø      实物档案网上借阅、审批借阅功能；
Ø      电子档案网上浏览、审批浏览功能；
Ø      服务器监控功能记录使用者对企业数据库的所有操作信息。
3．SweetEAM以高效服务于信息使用者为基本原则
Ø      满足一般使用者的实物、电子档案查询和借阅要求；
Ø      拥有方便、快速、多样的查询方式；
Ø      可浏览各种电子原件（包括各类Office文档、HTML文档、DWG、JPG文件等）；
Ø      “含子分类查询”功能可扩大查询范围、加速查询速度；
Ø      档案信息显示完全，可同时显示条目信息、实物信息与电子原件信息；
Ø      电子原件网上归档、校验功能使数据信息的存贮得到验证，并分散了原件录入工作量；
Ø      “小信使”解决局域网内部的信息通讯问题，方便查询在线人员、发送即时消息、文件等。
二、SweetEAM功能
1.SweetEAM功能总体介绍
施惠特综合档案管理系统SweetEAM可系统、规范地汇总各类项目成果信息，如：图纸报告类电子文件、项目执行过程中文件、项目各类资料等。同时可有效地进行各类图书、资料、规范、文书档案的管理。该模块是专门提供企业档案人员对企业归档档案进行管理与维护的，同时为企业职工提供方便的网络在线档案查询与借阅功能。
企业档案按来源主要分为企业承揽工程项目后产生的科技档案与科技资料、在行政办公管理过程中产生的各类文书档案，以及图书期刊文献等参考资料。按档案介质又主要分为实物档案与电子档案，由于电子档案在重复利用与方便查看等方面有着特殊的优势，所以企业越来越重视对电子档案的收集。
本系统支持实物档案与电子档案的同时管理，并提供多种方便快捷的方法采集电子文件。对于科技档案的电子文件，其来源为整个工程管理的全过程，从项目立项、工程设计策划、设计输入输出、图纸文件设校审过程到出版印刷每个阶段都会产生与实物对应需要存档的电子档案。企业行政办公管理涉及到的收文、发文过程中也会产生大量文书档案和与之对应的电子文件。系统在各类业务流程结束后，电子文件会自动归入档案临时库中，待适当时候由不同分类档案管理人员将电子档案与相关信息从归档临时库中转入正式档案库。当实物档案正式归档时，再通过本系统相关功能进行整编工作。这样简化了档案条目录入工作量，在文件与图纸形成过程中系统自动采集其有关信息，保证了电子档案与实物档案的一致性，准确性，同时大大减轻了数据重复录入和电子档案搜集的工作量，便于档案管理人员的建档与维护。
本系统可根据企业实际管理模式建立企业级综合信息档案库，满足一个系统即可完成查询、调用、管理企业所有项目成果、行政文件及参考资料等需求。系统安全机制健全，数据安全可得到有效保证。系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：针对普通用户的部分、针对档案管理员的部分、针对系统维护人员的部分。
  • 针对普通用户的部分：
针对普通用户的部分主要包括：档案查询功能和个人借阅信息查询功能，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，使用方便、快捷。
  • 针对档案管理员的部分：
针对档案管理员的部分主要包括：文件管理、收集整编、档案管理、借阅管理、销毁管理以及报表管理等功能，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的管理和对档案信息的开发利用。
各分类档案管理员还拥有对其负责档案的维护功能，主要包括：对档案分类的管理、档案查询权限的定义、档案借阅/查询/下载等审批级别的设置以及对其所负责的档案数据管理功能。
  •   针对系统维护人员的部分：
针对系统维护人员的部分主要包括：对企业结构、岗位定义及系统使用人员进行设置、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。 
2.一般用户使用SweetEAM
系统根据各分类档案管理员所设置的档案查询、浏览、借阅等权限，动态地设置每个一般用户的操作菜单。为系统的一般使用者进行档案查询、借阅和档案复用提供了丰富实用的操作环境。
1）查询档案库（实物、电子档案查询）
  •  档案信息检索——系统提供多种方式的查询检索功能，如条件、递进、模糊查询等，对所有字段可任意组合、模糊查询，可以快速查询，方便实用。 
2）资料浏览与借阅
根据各分类档案性质的不同，系统为一般用户提供了方便快捷的实物档案与电子档案网上浏览借阅管理系统，一般用户可以通过本地计算机在网上查询档案实物、电子档案的馆存状况，有电子文件的可以直接查看或申请查看，有实物的可以用借阅篮、预定单、申请单和借阅信息查询等功能完成网上资料浏览与借阅功能。
  • 电子档案浏览下载——用户可以通过多种方式来查询浏览电子档案，如果该电子档案浏览或下载需要申请后才可查看，则查看人需在网上填写申请表，启动档案原件的浏览/下载审批流程，向审批人发出申请并得到批准后才可浏览查看该电子档案。
  •  实物档案网上借阅——当实物、图书等档案需要借阅时，借阅人先经过查询找到自己所需要的资料，如不在库中时可提前进行预约申请，通知相关档案管理人员进行处理，包括借阅申请、申请审批、借阅确认、归还等功能。
3）个人借阅信息查询
每个用户可在系统中查询到本人有关的借阅信息，“预定信息”是已经订阅但是还未办理完手续的借阅信息；“待归还信息”显示已经借阅还未归还的借阅信息；“借阅历史”记录所有已归还的借阅记录信息。 
4）电子档案提交验证
系统提供由归档人通过本地计算机进行档案条目与电子原件的录入，由专业负责人员进行核查后，再由档案管理员正式归入数据库中。解决了电子档案归档工作中电子原件检验工作量大、检验工作需要专业技术人员配合等问题。
提供实物、电子资料集中收集的提交方式，方便工程设计文件的一次性提交，提高文件收集的完整性、准确性。系统采用B/S的架构，支持用户在任何客户端提交图纸、文件，并且可以支持多张图纸、文件同时提交。
3.档案管理人员使用SweetEAM
档案管理人员可利用系统中提供的各类功能对其所负责的分类档案进行维护与管理。包括：其所负责的档案分类属性的定义、档案整编管理、档案归档管理、档案借阅管理、资料订购管理、档案销毁管理及档案相关信息的发布管理等。
系统档案库采用目录树的方式进行多级管理，可依据用户要求创建各类档案分类，经过验收的文件资料可根据文件类型归到科档、文档等不同的档案目录当中。
1）分类档案设置
包括：其所负责的档案分类的建立、检索方式的设置、档案密级的定义、部门人员查询借阅权限的设置等。
  • 设置档案分类管理——档案分类的类型模板可以任意添加、定义，包括创建和定义分类目录的属性，创建档案、案卷记录表字段，并且按字段可自动匹配查询、统计条件。
（设置档案分类）
  • 档案数据权限管理——除与档案自身密级匹配的用户具有浏览权外，系统还可以对各分类目录、案卷、档案等进行相关权限设置操作，只有被授权的用户，才能拥有对相应信息的操作权限。
 2）档案整编管理
系统根据各分类档案管理员的管理权限范围，动态设置不同管理员的操作菜单。可用于科技档案、图书期刊、标准规范、文书档案、荣誉档案等各类档案管理人员建立、维护、管理档案数据，为其提供了丰富实用的操作环境。
  • 具有完善的档案、案卷代码规则管理，用户可根据自身实际情况灵活的进行代码设定。
  •  档案条目管理——档案分类管理员可以在正式档案库中增加新的条目信息，可以增加与该条目相关的实物信息，方便员工进行借阅；可以添加与本条记录相关的电子原件，方便员工在网上进行查询，只有档案的分类管理员才有权限进行档案条目维护。
  • 档案条目详细信息——档案条目管理可以对档案的电子原件和成品档案同时进行管理。
  • 图纸变更信息管理——系统可以解决项目图纸归档后现场（设计）变更图纸的归档问题。档案的条目信息自动关联设计变更信息，档案管理人员、档案查阅人员对档案的变更情况一目了然。

（科技档案四个属性）
3）档案借阅管理
系统为档案管理部门提供专用的实物档案借阅、电子档案查阅管理功能，辅助完成电子档案管理与传统档案管理模式接轨，档案管理员通过系统提供的功能完成网上档案借阅审批、借出、归还、续借、代借、代还的过程，并且将统计与借阅归还操作结合起来自动完成统计汇总功能。档案管理员还可对过期未还的档案、图书进行催还处理。
4）电子档案入库管理
通常情况下档案文件的收集整理和验收整编人要求分开，可以通过权限或角色设定分配给不同岗位的人员进行操作。系统提供档案临时库由设计人员或文件管理员通过本地计算机将完成的待归档档案条目与电子原件录入系统的临时库中，由专业负责人员进行核查后，再由分类档案管理员归入正式档案库中，解决了电子档案归档工作中电子原件检验工作量大、检验工作需要专业技术人员配合等问题。
  • 系统可支持手工归档录入；
  • 系统可支持批量档案的录入；
  • 系统可支持从电子校审将图纸自动归档录入。 
5）资料订购管理
系统为资料管理员提供资料订购管理功能，员工购买资料需填写“资料购置申请单”，经过审批后由资料管理员进行订购处理，申请人可在网络上随时查询所订资料当前状态，如：待订购、在订、订购完成等。同时可进行对采购商的管理。系统还可方便的统计打印资料订购清单、到货清单等信息。
6）档案销毁管理
系统可以根据工作需要，对过期的案卷进行重新鉴定，过期的案卷可以改变保管期限和保管密级，对于不需要继续保存的案卷提出鉴定意见和处理措施。
三、SweetEAM统计信息
系统提供对系统内案卷目录汇总、卷内档案目录汇总、档案分类目录汇总、历年归档数量统计、归档电子原件或实物统计、立卷数量统计，统计结果以统计报表的格式输出打印。包括对系统中各类型档案馆存情况的统计、对档案的流通状况的统计、对电子原件/实物的借阅情况进行统计。 
四、系统管理
系统管理部分用于系统管理员建立本单位信息档案管理框架和设置用户基本权限。包括：档案分类的建立、检索方式的建立、档案密级的定义、部门人员及权限的设置、文件接收夹的定义、数据库的系统管理等。 
1)   系统安全机制
  • 设置档案分类管理员——由系统管理员对系统各档案主分类管理员进行档案分类管理员的设置。
  • 系统具有完善的日志记录——系统具有完善的日志记录，用来统计分析和安全审计。主要有如下方面：
Ø 登录记录：对于用户的每次登录，记录该用户的登录时间，所有机器的IP地址，和客户机器的一些信息（比如屏幕分辨率，CPU信息等）。
Ø 操作记录：对于系统中的任何操作，都进行了详细的记录，例如：操作的用户，操作的时间，所进行操作的类型（添加、删除、或是修改等），操作的页面（入库或者借阅等），操作是否成功，如果出错，则记录出错的原因，输入参数等等。
Ø 日志查看：系统中有灵活直观的日志展现方式，可以分用户，分时间段，分页面进行查看。
  • 系统具有有效处理大流量数据的能力——对于较大电子文件，系统采用完善的安全保障体系措施，支持断点续传的方式上传或下载文件。系统采用了优化数据库和优化高速缓存策略，处理大数据量和集中访问的问题，采用了配置负载均衡和集群的方式，解决数据量和集中访问的问题。
2)   系统备份管理
系统有完善可靠的备份方式（光盘刻录、DVD光盘刻录）和数据恢复方式。系统可以按照以下多种方式进行备份：
  • 按照分类进行备份，可以备份全部或部分分类下的条目信息和电子文件；
  • 按照时间段进行备份，可以备份某一时间段下的所有电子文件，备份出的分类信息保存成Excel格式存储到服务器上，备份后的数据可以进行光盘刻录或者其他的用途；
  • 系统可以对以前备份的数据进行恢复或者部分恢复，将备份的数据重新导入到系统中。
3)   接口与定义功能
  • 信息收集录入界面实现可配置，信息录入字段可由实施人员按不同分类进行定义；同项目相关信息，一起归入到“项目临时归档库”中，当项目结束后经审查，最终再由档案人员归入“正式档案库”，完成整个过程。
  • 预留与其他系统的接口——如：设计过程产生的所有符合出院要求图纸、算稿、设计书，在设计流程结束以后，所有成果及过程文件连同项目相关信息，一起归入到“项目临时归档库”中，当项目结束后经审查，最终再由档案人员归入“正式档案库”，完成整个过程。

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